KI-Agenten, die wiederkehrende Abläufe selbstständig erledigen.
Ein KI-Agent übernimmt einen Arbeitsablauf von Anfang bis Ende. Er nimmt einen Vorgang entgegen, holt die nötigen Daten aus Ihren Systemen und erledigt alles, was innerhalb der von Ihnen festgelegten Grenzen liegt. Alles darüber gibt er mit dem aktuellen Stand an die zuständige Person weiter. Wie das aussieht, zeigen wir unten am Beispiel einer Schadensmeldung in einer Hausverwaltung.
Was ein KI-Agent für Sie übernimmt.
Was sich im Alltag verändert und wann eine einfache Automatisierung besser passt.
Vorgänge werden laufend bearbeitet.
Der Agent holt sich neue Vorgänge selbst ab, zum Beispiel aus dem Postfach, einem Portal oder Ihrer Fachsoftware. Er arbeitet sie ab, während sich Ihre Mitarbeitenden um die Fälle kümmern, die ihre Einschätzung brauchen.
Anbindung an Ihre SystemeSie legen die Grenzen fest.
Für jeden Agenten ist schriftlich festgelegt, was er selbst entscheiden darf, zum Beispiel bis zu einem bestimmten Betrag oder innerhalb einer Frist. Fälle außerhalb dieser Grenzen gehen mit dem aktuellen Stand an die zuständige Person.
Wie eine KI-Anwendung entstehtJeder Schritt ist nachvollziehbar.
Welche Daten der Agent gelesen hat, welche Regel gegriffen hat und was er daraus gemacht hat, wird protokolliert. Das ist die Grundlage für interne Prüfungen und für die Nachweise, die die EU-KI-Verordnung verlangt.
EU AI Act umsetzenWo eine Regel reicht, genügt eine Regel.
Eine klassische Automatisierung ist günstiger, schneller und arbeitet immer gleich. KI setzen wir nur dort ein, wo bisher ein Mensch einschätzen musste und der Ablauf deshalb stockte. Ob es solche Stellen bei Ihnen gibt, klären wir im Erstgespräch.
Ein Agent, ein Ablauf: die Schadensmeldung.
Ein Vorgang aus der Hausverwaltung, von der Meldung des Mieters bis zum Eintrag im Protokoll. Links sehen Sie, was passiert, rechts, was der Agent dabei tut.
Die Meldung kommt herein
Der Agent holt die Meldung selbst ab, zum Beispiel aus dem Mieterportal oder dem Postfach. Er erkennt das Gewerk, ordnet die Wohnung zu und schätzt ein, wie dringend der Schaden ist.
Er sieht in Ihren Systemen nach
Objektakte, Rahmenvertrag mit dem zuständigen Handwerksbetrieb, verbleibendes Instandhaltungsbudget: Der Agent arbeitet mit denselben Daten wie Ihre Mitarbeitenden.
Zwei Vorgänge, zwei Wege
Links ein Fall innerhalb der Grenzen: Die Zuständigkeit ist klar, der Betrag liegt unter der Grenze, der Auftragsentwurf liegt zur Freigabe bereit. Rechts ein Fall außerhalb der Grenzen: Die Zuständigkeit ist strittig und der Betrag liegt bei 2.500 Euro. Diesen Fall übernimmt eine zuständige Person.
Jeder Vorgang steht im Protokoll
Gelesene Daten, angewendete Regel, Ergebnis und Zeitpunkt werden gespeichert und nach Ihren Fristen aufbewahrt. So lässt sich jede Beauftragung später nachvollziehen, zum Beispiel in der Eigentümerversammlung oder bei einer Prüfung.
Am Anfang steht die Aufnahme eines konkreten Ablaufs. Danach testen wir den Agenten an echten Vorgängen und messen, wie oft er richtig liegt und was ein Vorgang kostet.
Reden wir über Ihren Ablauf.
Jan oder Johannes nehmen sich Zeit für Ihr Vorhaben. Sie beschreiben, welcher Ablauf bei Ihnen viel Zeit kostet. Wir sagen Ihnen, ob ein KI-Agent dafür passt, wie wir ihn umsetzen würden und was er ungefähr kostet.
Woraus ein KI-Agent besteht.
Ein Agent braucht Zugriff auf Ihre Systeme, klare Grenzen für sein Handeln und ein Protokoll für jeden Vorgang. Das KI-Modell selbst lässt sich später austauschen.
Zugriff auf Ihre Systeme
Der Agent arbeitet mit denselben Daten wie Ihre Mitarbeitenden und nutzt dafür die Schnittstellen Ihrer vorhandenen Systeme. Unsere Software ist offen für Schnittstellen, grundsätzlich lässt sich jedes System anbinden.
Klare Grenzen für sein Handeln
Für jeden Agenten ist festgelegt, welche Aktionen erlaubt sind, welche Grenzen gelten und an wen er einen Fall abgibt. Vor dem Start läuft er zunächst im Testbetrieb mit. Er schlägt nur vor, und Sie vergleichen seine Entscheidungen mit Ihren eigenen.
Protokoll für jeden Vorgang
Jeder Vorgang wird mit Eingangsdaten, angewendeter Regel und Ergebnis protokolliert. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, was der Agent getan hat und warum.
In vier Schritten zum eigenen KI-Agenten.
Bevor wir etwas entwickeln, beschreiben wir gemeinsam den Ablauf.
- 01. Schritt von 4
Erstgesprächkostenlos
Sie sprechen mit Jan oder Johannes. Sie beschreiben den Ablauf, wir fragen nach Ihren Systemen, Regeln und den Fällen, die heute Probleme machen.
- 02. Schritt von 4
Prozessaufnahme und Machbarkeitsnachweis
Wir nehmen den Ablauf Schritt für Schritt auf und legen mit Ihren Fachverantwortlichen die Grenzen fest. Dann testen wir den Agenten an echten Vorgängen. Danach wissen Sie, wie oft er richtig liegt, was ein Vorgang kostet und was wir empfehlen.
- 03. Schritt von 4
Angebot zum Festpreis
Auf Grundlage der Ergebnisse erhalten Sie ein Angebot mit allen Leistungen, der Reihenfolge und den Terminen. Was nicht enthalten ist, steht ebenfalls darin.
- 04. Schritt von 4
Testbetrieb, Start und Betrieb
Der Agent läuft zuerst im Testbetrieb mit, und Sie vergleichen seine Vorschläge mit Ihren Entscheidungen. Danach übernimmt er den Ablauf. Den Betrieb übernehmen wir.
Häufige Fragen zu KI-Agenten.
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist eine Software, die einen Arbeitsablauf selbstständig erledigt. Er nimmt Vorgänge entgegen, holt Daten aus Ihren Systemen, trifft Entscheidungen innerhalb festgelegter Grenzen und gibt alles andere an die zuständige Person weiter. Jeder Schritt wird protokolliert.
Was kostet ein KI-Agent?
Das hängt vor allem davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind und wie umfangreich die Regeln sind. Am Anfang stehen Prozessaufnahme und Machbarkeitsnachweis zu einem festen Preis. Danach erhalten Sie ein Angebot zum Festpreis für die Umsetzung. Den laufenden Betrieb rechnen wir monatlich ab, den Betrag nennen wir im Angebot.
Worin unterscheidet sich ein KI-Agent von einer klassischen Automatisierung?
Eine klassische Automatisierung folgt festen Regeln. Sie stockt zum Beispiel bei einer Rechnung ohne Bestellnummer oder einer E-Mail, die drei Anliegen mischt. Ein KI-Agent kann solche Fälle einschätzen, erledigt den Rest nach Ihren Regeln und gibt ab, was außerhalb seiner Grenzen liegt.
Für welche Abläufe eignet sich ein KI-Agent?
Für wiederkehrende Abläufe, bei denen viele gleichartige Vorgänge eingehen und an einzelnen Stellen eine Einschätzung nötig ist. Beispiele sind Schadensmeldungen, eingehende Rechnungen, Kundenanfragen oder Anträge. Ob sich Ihr Ablauf eignet, klären wir im Erstgespräch.
Was passiert, wenn ein KI-Agent einen Fehler macht?
Jeder Vorgang steht vollständig im Protokoll, sodass sich Fehler nachvollziehen lassen. Vor dem Start läuft der Agent im Testbetrieb mit, damit Abweichungen früh auffallen. Im Betrieb messen wir weiter, wie oft er richtig liegt, und verbessern ihn.
Brauchen wir für einen KI-Agenten n8n, Make oder Zapier?
Nicht unbedingt. Solche Werkzeuge eignen sich gut für einfache Abläufe zwischen Standardsystemen. Sobald Zugriffsrechte, Protokollpflichten, Fachsoftware oder Prüfungen dazukommen, entwickeln wir den Agenten als eigene Anwendung und betreiben ihn auf unseren eigenen Servern in Deutschland.
Wie fangen wir mit KI-Agenten klein an?
Mit einem einzigen Ablauf, am besten dem, der heute am meisten Zeit kostet. Er geht live, und die Ergebnisse aus der Praxis entscheiden über den nächsten. Die technische Basis bleibt dieselbe, deshalb wird jeder weitere Agent günstiger.
Was ist ein Machbarkeitsnachweis für einen KI-Agenten?
Ein Test mit Ihren echten Daten und Vorgängen. Wir vergleichen mehrere KI-Modelle an denselben Fällen, messen, wie oft sie richtig liegen, und rechnen die Kosten je Vorgang hoch. Außerdem halten wir fest, welche Anforderungen der EU-KI-Verordnung das Vorhaben berührt. Am Ende steht eine Empfehlung mit Zahlen, auch wenn sie gegen eine Umsetzung spricht.
Was verlangt die EU-KI-Verordnung bei KI-Agenten?
Das hängt von der Risikoklasse ab. Die meisten Anwendungen im Unternehmen fallen in eine niedrige Stufe, dort geht es vor allem um Transparenz. Betrifft eine Entscheidung Menschen, zum Beispiel bei einer Auswahl oder Bewertung, steigen die Anforderungen deutlich. Wir zeigen Ihnen, wie sich Kennzeichnung, Protokollierung und Freigabe durch einen Menschen technisch umsetzen lassen. Die rechtliche Einordnung übernimmt Ihre Rechtsberatung.
Was kostet der Betrieb eines KI-Agenten?
Das hängt davon ab, wie viele Vorgänge der Agent bearbeitet und wo das KI-Modell läuft. Wir rechnen monatlich ab und nennen den Betrag im Angebot.
Wo laufen die KI-Modelle, und wird mit unseren Daten trainiert?
Je nach Schutzbedarf der Daten auf unseren eigenen Servern in Deutschland oder bei einem Anbieter mit Rechenzentrum in der EU. Ihre Daten werden für kein Training von KI-Modellen verwendet.
Ihr 30-Minuten-Erstgespräch.
Sie erzählen Jan oder Johannes von Ihrem Vorhaben. Wir sagen Ihnen, wie wir es entwickeln würden, was es ungefähr kostet und wie lange es dauert.
Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr. Oder schreiben Sie an loslegen@tenolo.de.
Wer antwortet.
JanGeschäftsführung & UI/UX Designer
JohannesGeschäftsführung & Konzept