Das gesamte Wissen Ihrer Organisation in einer KI-Wissensdatenbank.
Handbücher, Arbeitsanweisungen, Protokolle und Regelungen liegen heute oft verteilt in Ordnern, Laufwerken und Postfächern. Wir lesen diese Dokumente in eine zentrale KI-Wissensdatenbank ein. Ihre Mitarbeitenden stellen dort ihre Fragen in eigenen Worten. Die KI antwortet in ganzen Sätzen und nennt zu jeder Aussage die Quelle.
Was sich mit einer KI-Wissensdatenbank ändert.
Drei Wirkungen, die sich an Ihrem eigenen Bestand zeigen, und die Grenze, die wir vorher benennen.
Fragen in Alltagssprache.
Wer den internen Namen eines Dokuments nicht kennt, findet es heute oft nicht. Die KI-Wissensdatenbank sucht nach dem Inhalt einer Frage. Wer fragt, wie ein Arbeitsunfall zu melden ist, bekommt die passende Verfahrensanweisung, auch wenn sie ganz andere Begriffe verwendet.
Wie eine KI-Anwendung entstehtJede Antwort nennt Quelle und Fassung.
Unter jeder Antwort steht, woher sie kommt. Ein Klick führt direkt an die passende Stelle. So kann jeder die Antwort selbst nachlesen und sieht, welche Fassung gerade gilt.
Jeder sieht nur, was er sehen darf.
Die Zugriffsrechte legen Sie pro Rolle fest. Eine Frage zur Gehaltsstruktur beantwortet die KI zum Beispiel nur der Personalleitung. Die Rechte werden geprüft, bevor eine Antwort entsteht.
Die fachliche Entscheidung treffen Ihre Mitarbeitenden.
Die KI liefert die Auskunft und die Quelle dazu. Wie gut die Antworten sind, hängt davon ab, wie aktuell und vollständig die Inhalte sind. Deshalb sichten wir zu Beginn gemeinsam Ihre Dokumente.
Wofür der Assistent im Alltag genutzt wird.
Sechs Fälle aus Organisationen mit gewachsenem Dokumentenbestand. Welcher davon bei Ihnen am meisten Zeit kostet, klären wir im Erstgespräch.
Qualitätsmanagement-Handbuch als Assistent
Ihre Leute fragen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen ab, mit Freigabestand und Lesebestätigung. Bei einer Prüfung ist belegbar, welche Fassung gerade gilt.
Einarbeitung neuer Mitarbeitender
Neue Kollegen fragen den Assistenten, bevor sie über den Flur gehen. Die Antworten richten sich nach der Rolle, und was gehäuft gefragt wird, zeigt die Lücke in der Einarbeitung.
Arbeitsanweisungen im Tagesgeschäft
Am Gerät, am Schalter oder im Dienstwagen steht die passende Anweisung in Sekunden bereit. Der Anruf bei der Kollegin, die sie auswendig kennt, entfällt.
Recherche in Protokollen und Beschlüssen
In Gremienunterlagen, Sitzungsprotokollen und Beschlüssen findet der Assistent, wann was entschieden wurde und mit welcher Begründung. Er nennt dazu Sitzung und Fundstelle.
Auskunft zu internen Regelungen
Fragen zu Reisekosten, Urlaub, Beschaffung oder IT-Nutzung landen heute meist in der Verwaltung oder im Personalbereich. Die KI beantwortet sie und verweist auf die passende Regelung.
Alte Akten und Archive durchsuchbar machen
Gescannte Akten werden mit Texterkennung lesbar gemacht und eingelesen. So lassen sich auch alte Unterlagen über dasselbe Suchfeld finden wie alle anderen Inhalte.
Reden wir über Ihr Vorhaben.
Jan oder Johannes nehmen sich Zeit für Ihr Vorhaben. Sie beschreiben, welche Auskünfte bei Ihnen ständig gesucht werden. Wir sagen Ihnen, wie wir die Wissensdatenbank umsetzen würden und was sie ungefähr kostet.
Eine Antwort ist nur so gut wie die Quelle, auf die sie sich stützt.
Woraus die KI-Wissensdatenbank besteht.
Die KI-Wissensdatenbank hat drei Teile: eine Suche, die Inhalte versteht, ein Sprachmodell, das die Antwort formuliert, und eine Rechteprüfung davor. Die Inhalte pflegen Sie an einem zentralen Ort.
Suche nach Inhalt statt nach Stichwort
Ihre Inhalte werden in kleine Abschnitte zerlegt und für die Suche aufbereitet. Gesucht wird nach der Bedeutung. So findet die KI auch Stellen, die anders formuliert sind als die Frage.
Jede Antwort mit Quelle
Das Sprachmodell formuliert die Antwort nur aus den gefundenen Stellen und nennt sie. Findet es keine passende Stelle, sagt die KI das offen.
Ein zentraler Ort für Ihr Wissen
Ihre bestehenden Dokumente lesen wir einmal ein. Danach pflegen Sie Ihr Wissen direkt in der Wissensdatenbank. Die Zugriffsrechte legen Sie dort pro Rolle fest.
So arbeitet die KI-Wissensdatenbank.
Vom Einlesen Ihrer Dokumente bis zur Antwort mit Quelle auf dem Smartphone einer Pflegekraft. Links steht, was passiert, rechts sehen Sie, was die Anwendung dabei tut.
Ihre Dokumente werden zur Wissensbasis
Handbücher, Dienstanweisungen, Rundschreiben und Protokolle werden eingelesen und in einzelne Abschnitte zerlegt. Ab dann ist die Wissensdatenbank der zentrale Ort für dieses Wissen.
Fragen in eigenen Worten
Die Pflegekraft fragt so, wie sie eine Kollegin fragen würde. Gefunden wird, was inhaltlich passt. Steht in der Anweisung „Sturzereignis“, findet die KI sie auch mit der Frage nach einem „Sturz“.
Rollen und Rechte
Mehrere Abschnitte passen zur Frage. Einer stammt aus einem Bereich, den diese Person nicht sehen darf. Er wird aussortiert, bevor die Antwort entsteht. Die Quellenliste enthält nur Inhalte, die die Person sehen darf.
Antwort mit Quelle, Betrieb in Deutschland
Die Antwort entsteht nur aus den freigegebenen Abschnitten. Jede Aussage verweist auf ihre Quelle mit Fassung und Fundstelle. Die Wissensdatenbank läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland, Ihre Fragen und Inhalte bleiben dort.
Am Anfang steht ein Machbarkeitsnachweis: Wir testen die Wissensdatenbank an einem Ausschnitt Ihrer echten Dokumente und messen, wie oft die Antworten stimmen und was eine Anfrage kostet.
Erster Schritt ist ein Machbarkeitsnachweis über vier Wochen an einem Ausschnitt Ihres echten Bestands, mit gemessener Trefferquote und Kosten je Abfrage. Der Betrag wird bei Beauftragung angerechnet.
So kommen Sie zu Ihrer eigenen KI-Wissensdatenbank.
Sie starten mit einem Gespräch und einem Test an Ihren eigenen Dokumenten. Danach entscheiden Sie auf Grundlage echter Zahlen.
- 01. Schritt von 4
Erstgesprächkostenlos
Sie sprechen mit Jan oder Johannes. Sie beschreiben, welche Auskünfte bei Ihnen ständig gesucht werden. Wir fragen nach Ihren Dokumenten, den Dateiformaten und den Zugriffsrechten.
- 02. Schritt von 4
Sichtung und Machbarkeitsnachweis4 Wochen
Wir sichten einen Ausschnitt Ihrer Dokumente, lesen ihn ein und testen ihn mit Ihren echten Fragen. Danach wissen Sie, wie oft die Antworten stimmen, was eine Anfrage kostet und was wir empfehlen.
- 03. Schritt von 4
Angebot zum Festpreis
Auf Grundlage der Ergebnisse erhalten Sie ein Angebot mit allen Leistungen, der Reihenfolge und den Terminen. Was nicht enthalten ist, steht ebenfalls darin.
- 04. Schritt von 4
Umsetzung, Start und Betrieb
Wir lesen Ihre Dokumente vollständig ein. Jeden Zwischenstand sehen Sie auf einer Testumgebung. Nach dem Start übernehmen wir den Betrieb und achten dauerhaft auf die Qualität der Antworten und die Kosten.
Häufige Fragen zur KI-Wissensdatenbank.
Was ist eine KI-Wissensdatenbank?
Eine KI-Wissensdatenbank ist ein zentraler Ort für das Wissen einer Organisation. Handbücher, Anweisungen und Regelungen werden dort eingelesen und gepflegt. Mitarbeitende stellen ihre Fragen in eigenen Worten, und die KI antwortet in ganzen Sätzen mit Verweis auf die Quelle.
Was kostet eine KI-Wissensdatenbank?
Das hängt vor allem von der Menge der Dokumente und den Dateiformaten ab. Am Anfang steht ein Machbarkeitsnachweis zu einem festen Preis. Danach erhalten Sie ein Angebot zum Festpreis für die Umsetzung. Den laufenden Betrieb rechnen wir monatlich ab, den Betrag nennen wir im Angebot.
Wie kommen unsere bestehenden Dokumente in die KI-Wissensdatenbank?
Wir lesen Ihre Dokumente ein und bereiten sie auf. Gescannte Unterlagen machen wir vorher mit Texterkennung lesbar. Danach ist die Wissensdatenbank der zentrale Ort für diese Inhalte.
Welche Dateiformate kann eine KI-Wissensdatenbank einlesen?
Übliche Formate wie PDF, Word, Excel und PowerPoint sowie Inhalte aus Intranets und Dokumentenmanagement-Systemen. Gescannte Dokumente machen wir mit Texterkennung lesbar. Welche Formate bei Ihnen vorkommen, klären wir bei der Sichtung.
Wie bleibt die KI-Wissensdatenbank aktuell?
Neue Inhalte und Änderungen pflegen Sie direkt in der Wissensdatenbank. Die KI berücksichtigt sie in ihren Antworten. Jeder Eintrag zeigt, wann er zuletzt geändert wurde und welche Fassung gilt.
Woher weiß die KI-Wissensdatenbank, welche Fassung gilt?
Beim Einlesen übernehmen wir Freigabestand, Versionsnummer und Datum aus Ihren Dokumenten. Fehlen diese Angaben, fällt das bei der Sichtung auf und wird vor dem Start geklärt. Danach wird die Fassung direkt in der Wissensdatenbank gepflegt.
Werden unsere Dokumente an OpenAI oder Google weitergegeben?
Die Inhalte liegen auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Je nach Schutzbedarf läuft auch das Sprachmodell dort. Alternativ nutzen wir ein Sprachmodell über einen Anbieter mit Rechenzentrum in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Training mit Ihren Daten. Welche Daten wohin gehen, dokumentieren wir so, dass Sie es Ihrer Datenschutzbeauftragten vorlegen können.
Kann eine KI-Wissensdatenbank Antworten erfinden?
Die KI formuliert ihre Antworten nur aus den gefundenen Stellen in Ihren Inhalten und nennt diese Stellen. Findet sie keine passende Stelle, sagt sie das. Im Machbarkeitsnachweis messen wir mit Ihren echten Fragen, wie oft die Antworten stimmen. Diese Zahl ist Teil des Ergebnisses.
Ab wie vielen Dokumenten lohnt sich eine KI-Wissensdatenbank?
Entscheidend ist weniger die Zahl der Dokumente als die Zahl der Fragen. Wenn mehrere Mitarbeitende regelmäßig dieselben Auskünfte suchen oder geben, lohnt sich eine Wissensdatenbank. Ob Ihr Bestand dafür reicht, zeigt der Machbarkeitsnachweis.
Was ist ein Machbarkeitsnachweis für eine KI-Wissensdatenbank?
Ein Test mit einem Ausschnitt Ihrer echten Dokumente und Fragen. Wir messen, wie oft die Antworten stimmen, und rechnen hoch, was eine Anfrage im Betrieb kostet. Am Ende steht eine Empfehlung mit Zahlen, auch wenn sie gegen eine Umsetzung spricht.
Was verlangt die EU-KI-Verordnung bei einer KI-Wissensdatenbank?
Eine Wissensdatenbank für interne Inhalte fällt in der Regel in eine niedrige Risikostufe. Dann geht es vor allem um Transparenz: Nutzerinnen und Nutzer müssen erkennen, dass sie mit einer KI sprechen. Wir beschreiben die Anwendung so, dass Ihre Rechtsberatung sie einordnen kann. Die rechtliche Einordnung selbst übernimmt Ihre Rechtsberatung.
Was kostet der Betrieb einer KI-Wissensdatenbank?
Das hängt davon ab, wie oft die Wissensdatenbank genutzt wird und wo das Sprachmodell läuft. Wir rechnen monatlich ab und nennen den Betrag im Angebot.
Wird mit unseren Daten eine KI trainiert?
Nein. Ihre Inhalte und Fragen werden für keine KI-Modelle zum Training verwendet, weder bei uns noch beim Anbieter des Sprachmodells.
Ihr 30-Minuten-Erstgespräch.
Sie erzählen Jan oder Johannes von Ihrem Vorhaben. Wir sagen Ihnen, wie wir es entwickeln würden, was es ungefähr kostet und wie lange es dauert.
Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr. Oder schreiben Sie an loslegen@tenolo.de.
Wer antwortet.
JanGeschäftsführung & UI/UX Designer
JohannesGeschäftsführung & Konzept