Für Unternehmen und Organisationen jeder Größe
Belegschafts-App mit QM-Handbuch: erreicht alle Mitarbeitenden, auch ohne Firmen-E-Mail.
Ein Intranet für Computer, Tablet und Smartphone, in das sich alle Mitarbeitenden mit einer persönlichen Kennung anmelden. Im Mittelpunkt steht ein digitales QM-Handbuch mit Freigaben, Versionen, Wiedervorlage und nachweisbarer Kenntnisnahme. Dazu kommen Pinnwand, Nachrichten, Dokumente, Termine, Telefonbuch und Organigramm, alles in Ihrem Erscheinungsbild.
So sieht die Belegschafts-App aus.
Vom QM-Dokument bis zur Pinnwand. Die Darstellung zeigt ein Beispiel mit Musterdaten.
Leitungsgrundsätze
Zweck
Dieses Dokument legt die verbindlichen Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit innerhalb der Organisation fest. Es konkretisiert das Leitbild für den Führungsalltag und bildet die Grundlage für Mitarbeitendengespräche, Zielvereinbarungen und Personalentwicklung.
Führungsgrundsätze
- Führung erfolgt transparent, wertschätzend und nachvollziehbar.
- Verantwortung und Entscheidungsbefugnis werden klar zugeordnet und delegiert.
- Mitarbeitende werden aktiv in Veränderungsprozesse einbezogen.
Lesebestätigungen
Pflichtlektüre für alle Leitungskräfte, Version 2.1, gültig ab 01.08.2025.
Die Liste weist je Person Datum und Version aus. Sie ist der Nachweis, den ein Auditor sehen will.
| Person | Bestätigt am | Status |
|---|---|---|
| MSMarei SonnenbergGeschäftsführung | 14.08.2025 | ✓ Bestätigt |
| TWToke WinterfeldIT und QM | 14.08.2025 | ✓ Bestätigt |
| KLKaja LichtenhainAssistenz der Geschäftsführung | 14.08.2025 | ✓ Bestätigt |
| JRJost RosenbachKaufmännische Leitung | 14.08.2025 | ✓ Bestätigt |
| AFAnouk FalkensteinStandortleitung Nord | 14.08.2025 | ✓ Bestätigt |
| EMEnna MorgensternLeitung Personal | – | Ausstehend |
| SNSilas NordheimTeamleitung Technik | – | Ausstehend |
| IVIlka VogelsangStandortleitung Süd | – | Ausstehend |
Guten Morgen, Toke.
Montag, 20. Juli 2026
Das interne Audit ist durch, ohne Hauptabweichungen. Danke an alle, die mitgewirkt haben. Die Einzelheiten stehen im News-Bereich.
Wann passt Ihnen das Sommerfest zeitlich am besten?
38 Stimmen
Organigramm
Muster Gruppe, Aufbauorganisation. Ein Klick auf eine Person öffnet das Profil im Telefonbuch.
- MSMarei SonnenbergGeschäftsführung
- Zentrale Dienste
- EMEnna MorgensternLeitung Personal
- JRJost RosenbachKaufmännische Leitung
- TWToke WinterfeldQualitätsmanagement
- Standorte und Betrieb
- AFAnouk FalkensteinStandortleitung Nord
- IVIlka VogelsangStandortleitung Süd
- SNSilas NordheimTeamleitung Technik
Was die Belegschafts-App im Alltag leistet.
Alle Mitarbeitenden erreichen, QM-Dokumente sauber steuern und für jedes Audit vorbereitet sein.
Jeder Nachweis ist einen Klick entfernt
Gültige Fassung, dokumentierte Freigabe und Kenntnisnahme je Person entstehen im Handbuch automatisch bei der täglichen Arbeit. Für das Audit stehen sie als fertige Auswertung bereit.
Alle Mitarbeitenden werden erreicht
Die Anmeldung läuft über eine Kennung, die Sie vergeben. So erhalten auch Mitarbeitende in Pflege, Produktion, Fahrdienst, Küche oder Ehrenamt dieselben Informationen wie die Verwaltung.
Jedes Dokument hat genau eine gültige Fassung
Version, Gültigkeit und Status stehen direkt am Dokument. Mitarbeitende sehen ausschließlich die freigegebene, aktuelle Fassung. Jede Änderung startet automatisch eine neue Freigabe und fordert eine erneute Kenntnisnahme an.
Die Wiedervorlage meldet sich selbst
Für jedes Kapitel ist die nächste Prüfung hinterlegt. Steht sie an, erscheint ein Hinweis am Dokument und in den Aufgaben auf der Startseite, rechtzeitig vor dem nächsten Audit.
Die Belegschafts-App in Aktion.
In einer persönlichen Vorführung zeigen wir Ihnen die Belegschafts-App anhand einer Struktur, die Ihrem Haus entspricht. Sie erzählen uns, wie Ihr Qualitätsmanagement heute organisiert ist, und wir zeigen Ihnen, wie es in der App abgebildet wird.
Das QM-Handbuch und alle weiteren Bausteine.
Das QM-Handbuch ist das Herzstück und wird für Ihr Haus eingerichtet. Alle weiteren Bausteine stehen fertig bereit und werden freigeschaltet, sobald Sie sie brauchen.
QM-Handbuch mit Freigaben
Kapitel und Unterkapitel, bearbeitet in einem einfachen Editor. Entwürfe und veröffentlichte Fassungen sind getrennt. Jede Freigabe wird mit Person und Datum gespeichert, dazu Gültigkeit, Änderungsverlauf und zugehörige Dokumente am Kapitel.
Kenntnisnahme und Wiedervorlage
Lesebestätigungen für festgelegte Personengruppen, gespeichert mit Datum und Version. Die Auswertung zeigt für jedes Dokument, wer bereits bestätigt hat. Anstehende Prüfungen erscheinen automatisch in den Aufgaben.
Pinnwand und Nachrichten
Eine Startseite mit Beiträgen aus der Belegschaft und Nachrichten nach Kategorien. Fragen, Lob und Umfragen erscheinen an derselben Stelle.
Dokumente, Termine und Glossar
Ein Dokumentenbereich mit Kategorien und Zugriffsrechten, interne Termine mit Zu- und Absagen und ein Glossar, das Begriffe und Abkürzungen einheitlich erklärt.
Personen, Telefonbuch und Organigramm
Profile mit Durchwahl, Mobilnummer, Einrichtung, Abteilung und Aufgaben, dazu das Organigramm Ihres Hauses. Beides nutzt dieselben Daten.
Rollen, Benachrichtigungen und Erscheinungsbild
Getrennte Rechte für Administration, Redaktion und Mitarbeitende, jeweils je Bereich. Hinweise zu neuen Inhalten, Terminen und QM-Aufgaben erscheinen direkt in der App. Logo und Hausfarben werden übernommen.
Das digitale QM-Handbuch für alle Mitarbeitenden.
QM-Dokumente liegen in fast jedem Intranet. Entscheidend ist die Steuerung dahinter: wer freigibt, welche Version gilt und wer sie gelesen hat. Im Audit zählen genau drei Fragen: Ist die gültige Version auffindbar? Ist die Freigabe nachvollziehbar? Ist die Kenntnisnahme für jede Person nachweisbar? Im Handbuch der Belegschafts-App entstehen die Antworten darauf bei der täglichen Arbeit.
Erreicht werden damit alle Mitarbeitenden, auch in Pflege, Produktion, Fahrdienst, Küche, Reinigung oder Ehrenamt. Die Anmeldung läuft über eine Kennung, die Sie vergeben, und funktioniert am Computer, auf dem Tablet und auf dem privaten Smartphone direkt im Browser.
Ob sozialer Träger, Industrie oder Klinik: Die Steuerung ist überall gleich, nur die Kapitelstruktur ist Ihre eigene.
In der Intranet kommt eine Benachrichtigung an: Neue Verfahrensanweisung: Hygiene, Fassung 4.2 ersetzt 4.1 · bis 28.02. lesen. Wer sie öffnet, bestätigt direkt darin: Kenntnis genommen.
In drei Schritten zur Belegschafts-App.
Die Belegschafts-App basiert auf einer bewährten Plattform. Die Einführung ist deshalb ein überschaubares Projekt.
- 01. Schritt von 3
bstimmung und Startkostenlos
Wir benennen gemeinsam die Ansprechpartner und legen die Grundstruktur für Handbuch und Dokumente fest. Sie stellen Logo, Hausfarben und die Liste Ihrer Mitarbeitenden bereit. Dabei klären wir auch, welche Bausteine zum Start dazugehören.
- 02. Schritt von 3
Einrichtung
Wir richten Ihre Umgebung in Ihrem Erscheinungsbild ein, schalten die Bausteine frei, legen das Handbuch mit Ihrer Kapitelstruktur an, übernehmen die Mitarbeitenden und testen alles gründlich.
- 03. Schritt von 3
Start und Weiterentwicklung
Nach der Einweisung für Administration und Redaktion schalten wir die Zugänge für Ihre Mitarbeitenden frei. Rückmeldungen aus der Praxis fließen in die Weiterentwicklung ein, und neue Funktionen stehen allen Häusern zur Verfügung.
Zusätzliche Leistungen für größere Häuser.
Automatische Übernahme der Mitarbeitenden
Die Mitarbeitenden werden aus Ihrem Personalsystem oder aus einer Liste übernommen, auf Wunsch regelmäßig. So sind Ein- und Austritte immer aktuell.
Rollen für Administration und Redaktion
Wer Kapitel schreibt, wer prüft, wer freigibt und wer nur liest, legen Sie für jeden Bereich fest. So bleiben alle Freigaben nachvollziehbar.
Website und Intranet aus einer Hand
Wenn Sie auch Ihre Website erneuern, entwickeln wir beides im selben Erscheinungsbild und betreuen es gemeinsam.
Leistungen für Ihre Belegschafts-App.
Lizenz, Betrieb und Weiterentwicklung der Plattform übernehmen wir, Struktur und Inhalte liegen bei Ihnen. Die genaue Aufteilung legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Einrichtung
- Einrichtung Ihrer Umgebung mit Logo und Hausfarben
- Freischaltung der Bausteine und Rollen
- Kapitelstruktur des Handbuchsgemeinsam
- Übernahme der Mitarbeitendenliste
- Inhalte der Kapitel und DokumenteIhr Haus
QM-Handbuch
- Freigaben, Versionen und Änderungsverlauf
- Lesebestätigungen mit Auswertung
- Wiedervorlage mit Fristen
- Festlegung, welche Personengruppen welche Dokumente lesen müssenIhr Haus
Weitere Bausteine
- Pinnwand, Nachrichten, Termine und Glossar
- Dokumentenbereich mit Kategorien und Zugriffsrechten
- Telefonbuch und Organigramm
- Pflege der Inhalte im laufenden BetriebIhr Haus
Betrieb
- Hosting in deutschen Rechenzentren mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Updates, Sicherheitsaktualisierungen, Überwachung und tägliche Backups
- Einweisung für Administration und Redaktion
Häufige Fragen zur Belegschafts-App.
Für welche Unternehmen eignet sich eine Belegschafts-App mit QM-Handbuch?
Für Unternehmen und Organisationen, in denen ein Teil der Mitarbeitenden keinen Firmen-Account hat und ein gesteuertes QM-Handbuch geführt werden muss. Das betrifft soziale Träger und Kliniken ebenso wie Produktion, Handwerk, Logistik und jedes Unternehmen mit einem Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001.
Brauchen Mitarbeitende eine Firmen-E-Mail-Adresse für die App?
Nein. Die Anmeldung läuft über eine Kennung, die Sie vergeben. Benachrichtigungen erscheinen direkt in der App.
Muss die Belegschafts-App aus dem App Store installiert werden?
Nein, die Belegschafts-App ist eine Web-App. Sie läuft im Browser und lässt sich auf dem Smartphone wie eine App auf den Startbildschirm legen. Mitarbeitende erhalten einfach einen Link, und Updates sind sofort auf allen Geräten verfügbar.
Können wir bestehende QM-Dokumente in die App übernehmen?
Ja. Vorhandene Dokumente übernehmen wir und ordnen sie Ihrer Kapitelstruktur zu. PDF-Dokumente können als Datei am Kapitel bleiben, Inhalte, die Sie künftig direkt bearbeiten möchten, übertragen wir in den Editor.
Wie wird die Kenntnisnahme von QM-Dokumenten für das Audit nachgewiesen?
Jede Bestätigung wird mit Person, Datum und der gelesenen Version gespeichert. Für jedes Dokument sehen Sie, wer bereits bestätigt hat und wer noch aussteht. Die Übersicht lässt sich als Nachweis exportieren.
Lässt sich die Belegschafts-App an unser Erscheinungsbild anpassen?
Ja. Logo und Hausfarben werden übernommen, die App erscheint danach in Ihrem Erscheinungsbild. Der Aufbau der Bausteine bleibt für alle Häuser gleich, damit neue Funktionen und Updates bei allen ankommen.
Wo werden die Daten der Belegschafts-App gehostet?
Auf unseren eigenen Servern in deutschen Rechenzentren. Wir schließen mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab, erstellen täglich Backups und arbeiten nach einem dokumentierten Löschkonzept.
Was kostet die Belegschafts-App?
Die Kosten für Einrichtung und Betrieb richten sich nach der Zahl Ihrer Mitarbeitenden und den gewünschten Bausteinen. Eine erste Einschätzung erhalten Sie in der Vorführung, die genauen Kosten stehen anschließend im Angebot.
Ihr 30-Minuten-Erstgespräch.
Sie erzählen Jan oder Johannes von Ihrem Vorhaben. Wir sagen Ihnen, wie wir es entwickeln würden, was es ungefähr kostet und wie lange es dauert.
Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr. Oder schreiben Sie an loslegen@tenolo.de.
Wer antwortet.
JanGeschäftsführung & UI/UX Designer
JohannesGeschäftsführung & Konzept